Reuniones: ¿Sí o no?

Antes de empezar, debo confesar que detesto las reuniones. En mi opinión son la mayor pérdida de tiempo que puede conseguirse en una oficina, sin contar 9gag. Dicho lo anterior, y por el bien del artículo, me veo forzado a abogar en favor de las reuniones. ¿Será posible?

Siempre es posible sacarle el lado bueno hasta a lo peor. Y yo creo que una buena reunión sí puede ser productiva, pero se necesita crear las condiciones para que lo sea. Por ejemplo: ¿sabe la gente a qué va?

Por más Hank Scorpio que sea un jefe, la mayoría de empleados va a las reuniones con una mezcla de temor y suficiencia que echan a perder el resultado desde antes de abrir la sala de juntas. Por un lado, todos temen “salir mal” de la reunión, como si se tratara de un examen. Y por el otro, casi todos creen que tienen su tarea hecha y que si algo les falta, no es su culpa. Así, desde el primer minuto la agenda se verá manchada de justificaciones, egos pisoteados y muy poca productividad.

Una buena reunión debería tener establecidos los objetivos antes de empezar. “Vamos a ver los avances del proyecto Z”. “Esperamos ver concluido el tema H”. “Es el momento de opinar sobre la propuesta 14”. Una definición clara de las expectativas de la reunión la hace mil veces más productiva. Ahora que lo pienso, uno de los grandes defectos de la junta de pendientes es llamarse así. Si te piden pendientes, seguramente dejarás muchos asuntos pendientes. Si la junta se llamara de “proyectos concluidos” o de “proyectos futuros”, las cosas serían muy diferentes.Si convocas a una reunión de pepinillos en vinagre, no esperes sacar por resultado huevos en aceite.

Una junta no debería ser el momento de imponer jerarquías, pero usualmente lo es. ¿Cómo evitar que haya alguien en la cabecera de la mesa y otro al extremo opuesto? Ahora que participan más mujeres en las juntas de negocios el problema se ha reducido, pero en mis tiempos mozos las juntas se volvían un pissing contest, donde cada macho marcaba su territorio y pocas veces se daban resultados positivos. ¿Cómo evitar esto? Yo propongo una cabecera rotativa. Que cada vez una persona diferente se siente a la cabeza de la mesa y sienta lo que significa llevar el peso de la reunión. La próxima vez que le toque ver los toros desde la barrera le será más fácil comprender que no siempre estar arriba es lo más cómodo.

Para no alargarme mucho, diré que he estado en juntas productivas. Pocas veces en mi vida, pero sí existen tales cosas. Las juntas productivas son aquéllas donde cada quien reconoce su ignorancia y busca aprender algo de los demás. Cuando esas condiciones se reúnen, dan ganas de juntarse más seguido. Cuando no, dan ganas de no volver a ir a perder el tiempo nunca más.